Upstream Port Management

Algemeen

Upstream Port Management is modulair van opzet. Van de hoofdonderdelen van de applicatie kan per implementatie worden gekozen of ze beschikbaar zijn of niet. Ook zijn er een aantal optionele modules verkrijgbaar.

Het product beschikt over een goede beveiliging, op basis van rechten en rollen. Dat betekent dat verschillende gebruikers alleen die functionaliteiten kunnen gebruiken die aan hen beschikbaar zijn gesteld.

Uiteraard is het product naar de wensen van de klant aan te passen.

Aanlandingen

Aanlandingen worden ingeboekt naar verwachtte of daadwerkelijke aankomst- en vertrektijd. Hierbij is het schip waar het om gaat makkelijk te selecteren.

De invoer van de door het schip gemaakte kosten per aanlanding vindt plaats door standaard templates, per scheepstype. Deze zogenaamde kostenregels kunnen vervolgens per aanlanding naar gelieven worden aangepast:

Aanlandingen kunnen worden gefilterd op basis van scheepsgegevens. Ook zijn er een aantal standaard filters beschikbaar, waarmee snel de aanlandingen kunnen worden opgevraagd op basis van hun plek in het verwerkingsproces:

Bovengenoemde filters ondersteunen het verwerkingsproces van een aanlanding. Een aanlanding doorloopt de volgende stappen:

De stap van Vertrokken naar Gereed voor facturatie mag alleen worden uitgevoerd door gebruikers die de juiste rechten hebben. Vanaf het moment dat een aanlanding Gereed voor facturatie is, is deze niet meer te bewerken. De aanlanding is nog wel terug te zetten naar Vertrokken om na een review nog aanpassingen te kunnen doen. Van aanlandingen die gereed zijn voor facturatie kunnen tenslotte facturen worden gegenereerd, welke vervolgens beschikbaar komen in de facturatie module.

Aanlandingen kunnen semi- (met bevestiging door de gebruiker) of volautomatisch (zonder bevestiging) worden aangemaakt en geüpdatet via de E-Logboek koppeling. Ook wordt er bij de aanlanding een overzicht gegeven van de bijbehorende E-logboek berichten. (N.B. E-logboek is een optionele module)

Schepen

Upstream biedt een overzicht van alle schepen. Deze zijn makkelijk te zoeken op basis van uitwendig kenteken of naam. De kenmerken van een schip zijn volledig te bewerken. Per schip is een scheepstype te kiezen, welke o.a. wordt gebruikt voor het klaarzetten van de standaard kostenregels. Ook is een schip (tijdelijk) op niet-actief te zetten, zodat deze bij het aanmaken van een aanlanding niet in de lijst verschijnt.

Schepen worden gekoppeld aan een relatie. Bij de relatie worden contactgegevens opgeslagen. Ook wordt de relatie gebruikt ten behoeve van de facturering.

Facturering

Upstream Port Management beschikt over een tarieven module, welke op basis van de kostenregels die bij de aanlanding zijn opgevoerd en rekenregels op basis van het havenreglement uitrekent welke kosten op de factuur terecht komen. De tarieven module houdt o.a. rekening met:

Voordat de facturen worden afgedrukt of geëxporteerd kunnen deze worden bewerkt. Factuurregels kunnen naar believen worden aangepast, toegevoegd of verwijderd. Ook kan er snel een credit- of kopiefactuur worden gemaakt.

facturen zijn te filteren op scheepsgegevens. Daarnaast zijn er een aantal standaard filters beschikbaar:

Deze filters sluiten aan bij het verwerkingsproces, waarbij facturen de worden gegenereerd op basis van de aanlanding kunnen worden bewerkt voordat ze definitief worden gemaakt. Nadat facturen definitief zijn gemaakt kunnen ze worden gefactureerd en geëxporteerd naar een boekhoudprogramma. Voor dit verwerkingsproces geld ook dat alleen gebruikers met de juiste rechten de verschillende stappen in het proces mogen uitvoeren.

Facturen kunnen per stuk of in bulk worden afgedrukt (PDF). Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een sjabloon die per implementatie kan worden aangepast. Hierdoor zien facturen er professioneel uit.

Upstream Port Management kan factuurgegevens exporteren naar Multivers en AccountView. (optionele module). Daarnaast is het product aan te sluiten op andere boekhoudprogramma's

Rapportage

Upstream Port Management beschikt over een aantal standaard rapportages:

Daarnaast zijn per implementatie rapportages toe te voegen. Alle gegevens die in het systeem zitten zijn te gebruiken.

Rapportages zijn uit te draaien voor een op te geven periode (specifieke maand / jaar / deel van een jaar).

E-logboek integratie (Optioneel)

Upstream Port Management kan E-logboek berichten ontvangen. Hiervoor moet de haven een koppeling met E-logboek aanvragen. Vervolgens ontvangt de haven E-logboek berichten die zijn verzonden door schepen die de haven aandoen. Port-Ability kan voor de haven het aanvragen en implementeren van een E-logboek koppeling afhandelen.

Er is een overzicht te verkrijgen van alle E-logboek berichten. Dit overzicht is te filteren op uitwendig kenteken, geaccepteerd of verwijderd.

De E-logboek integratie maakt het mogelijk automatisch of na accorderen aanlandingen aan te maken of te updaten. Bij de aanlanding wordt vervolgens een overzicht getoond van bijbehorende E-logboek berichten.

Relatiebeheer (Optioneel)

Ligplaatsbeheer (Optioneel)